naar top
Menu
Logo Print
Artikel - 07/06/2016
Deel deze pagina

KEUZE LOCATIE MAAKT OF KRAAKT EVENEMENT

Tien belangrijkste criteria bij het kiezen van een goede eventlocatie

Zowat hét belangrijkste element bij de praktische organisatie van een evenement is de keuze van de locatie. Als de gekozen venue niet aansluit bij de boodschap die u de genodigden wil meegeven, dan gaat al de energie die u investeerde in creatie, inhoud en timing, reddeloos verloren. We sommen de tien belangrijkste keuzecriteria voor u op.

1. HET WOWGEVOEL

Kies een plek waar mensen zich meteen thuis voelen of die, als dat past bij wat u wil communiceren, een overdonderende indruk nalaat. Sfeer en locatie moeten perfect matchen met uw doelstellingen. Pas als u het juiste concept hebt ontwikkeld en weet hoe u uw boodschap wil overbrengen, dan kunt u de meest geschikte locatie kiezen.

2. BESCHIKBAARHEID

Wie een jaarlijks event organiseert op een vast moment, start beter zeer vroeg met het aftoetsen van locaties met een wowgevoel. Wie daarentegen echt voor een bepaalde locatie valt, kan in een vroeg stadium de datum van het event laten afhangen van de momenten waarop die droomlocatie (of een deel ervan) beschikbaar is.

3. CAPACITEIT

Hoe mooi een locatie ook is, het heeft weinig zin om met honderd genodigden naar een plek voor duizend personen te trekken. Tenzij die opgedeeld kan worden in meerdere locaties, kiest u best voor een ruimte die een 'vol' (maar ook weer niet té vol) gevoel geeft. Hou rekening met enkele parameters: reken voor een receptie 1 m²/persoon, voor een sitting dinner 2 m²/persoon en voor een walking dinner 1,5 m²/ persoon. Ga ook na of vaste elementen als een toog, een podium, een reeks pilaren uw berekening niet in de war sturen.

4. BEREIKBAARHEID

Als het publiek sterk geconcentreerd is in een bepaalde regio, spreekt het voor zich dat u gaat voor een locatie in dat gebied. Is dat niet zo, dan kan het lonen om een plaats te kiezen die strategisch goed ligt. Dat betekent: ofwel centraal gelegen, ofwel dichtbij een verkeersas.

5. PRIJSKAARTJE

Hoe beter een locatie op de voorgaande en nog volgende criteria scoort, hoe hoger de prijs. Laat echter niet na om vooraf voldoende locaties op prijs te vergelijken. Ga na wat in die prijs zit (huur, catering, techniek, personeel enz.) en vergelijk vervolgens correct.

6. LOGISTIEKE CAPACITEITEN

Check of de parking voldoende groot is, of er aparte ingangen zijn voor leveringen, of de cateringruimte groot genoeg is om het vereiste aantal maaltijden te bereiden enz. Let ook op wat er schuilgaat achter de vermelding 'gratis parking'. Soms is de parking niet de eigendom van het venue, en dan lopen de kosten gauw op. Ook kan het gebeuren dat de parking niet is bewaakt.

7. FACILITEITEN

Ga na welke faciliteiten op de locatie aanwezig zijn en welke u zelf nog moet huren. Controleer daarbij wat de technische mogelijkheden zijn, waarmee u nog moet rekening houden en of u extra materiaal nodig heeft. Wie kiest voor een meerdaags of een avondlijk event, moet ook de overnachtingsmogelijkheden nagaan. Alle info van een venue met de technische specificaties van de vergaderzalen vindt u gemakkelijk op het Internet. Een goede website in dat verband is www.cvent.com. Breedte en hoogte, m², gratis wifi of niet ... door gericht te zoeken kan het Internet u al een eind op weg helpen." Let wel: als er “free wifi" vermeld staat, dan gebeurt het soms dat er maar toegang is voor slechts tien personen en niet voor driehonderd. Toch is free wifi niet altijd even geschikt. Op locaties met wifi gebeurt het vaak dat mensen minder opletten en geen aandacht besteden aan het behandelde topic.

8. EXCLUSIEVE LEVERANCIERS

Inhouse catering wordt door veel locaties als een extra troefkaart uitgespeeld, al vinden organisatoren het ook vaak vervelend als ze hun favoriete cateraar niet kunnen meebrengen. Wie verplicht met de cateraar van het huis werkt, doet er goed aan vooraf enkele proefmaaltijden te nemen. Ga na of er nog andere leveranciers verbonden zijn aan de locatie.

9. PERSONEEL

Ga na hoe goed het personeel van een locatie is, maar verzorg tevens uw eigen briefing. Iedereen moet weten wat hem te doen staat en welke boodschap u met het event wil uitdragen.

10. VEILIGHEID

Vraag naar de nodige certificaten en controleer die ook zelf. Brandveiligheid is prioritair, maar denk ook aan bewaking (van parkings bv.), nooduitgang ...